6 conseils pour une meilleure gestion du temps

Apprenez à prendre le temps de sentir les roses.

Écrit par John Casey Revu médicalement par Louise Chang, ?MD Du médecin Archives.

La vérité simple et désagréable est que nous sommes probablement plus occupés que nous ne l'avons jamais été. Nonobstant le fait que peu de données scientifiques viennent étayer cette notion, les preuves anecdotiques sont accablantes.

"Vous pouvez le voir tout autour de nous", déclare Jana Jasper, experte en productivité basée à New York et auteur de Take Back Your Time. "Les gens parlent trop vite. Nous sommes toujours pressés. Nous commençons des choses et ne les finissons pas, et nous sommes constamment harcelés par l'idée que nous avons oublié de faire quelque chose, mais nous ne sommes pas sûrs de ce que c'est."

Que des personnes inondées d'appareils permettant de gagner du temps et du travail, des aspirateurs robotisés aux fours à micro-ondes en passant par les ordinateurs, se sentent si souvent harcelées semble contre-intuitif. Mais ce que la technologie donne, elle le reprend aussi.

"En multipliant les appareils et produits permettant de gagner du temps et destinés à nous faciliter la vie, nous avons trouvé des moyens de remplir le temps", explique Tracy Lyn Moland, consultante en gestion du temps et auteur de Mom Management, Managing Mom Before Everybody Else. Et un manque de temps chronique entraîne du stress.

Mais les experts en gestion du temps auxquels nous avons parlé disent tous qu'il est possible de réduire le stress. Voyez cela comme le fait d'ajouter une heure supplémentaire à votre journée grâce à des techniques de gestion du temps.

Quelque chose d'aussi simple que "savoir où sont vos clés le matin, savoir où se trouve le livre de bibliothèque ou les devoirs de votre enfant, réduira beaucoup de stress", affirme Mme Moland. Elle a un certain nombre de conseils pour la gestion du temps.

Créez un agenda du temps

Prenez une semaine et repérez ce que vous faites chaque jour. Soyez honnête. Si vous regardez 25 heures de télévision chaque semaine, notez-le.

"C'est un réveil douloureux pour la plupart des gens", dit Jana Jasper. "Vous devez tout inclure --- le temps de gym, les repas, la conduite, les réunions hebdomadaires, tout cela. Il peut être bouleversant de constater le peu de temps non structuré que nous nous accordons. Mais il est difficile de prendre des décisions intelligentes pour utiliser son temps plus efficacement si l'on ne sait pas ce que l'on fait de son temps actuellement."

Apprenez à dire "non"

Éteignez votre téléphone portable et votre bipeur. Lorsque quelqu'un vous demande de faire quelque chose que vous n'avez vraiment pas le temps de faire, dites-le, poliment, mais fermement. Et ne vous permettez pas de vous sentir coupable.

"L'une des raisons pour lesquelles nous nous sentons si occupés en permanence est que nous sommes moins bons pour fixer des limites personnelles autour de ce à quoi nous allons dire "non"", explique Jana Kemp, fondatrice et présidente de Meeting & Management Essentials, un cabinet de conseil en gestion du temps à Boise, dans l'Idaho.

Une partie du déclin de faire les choses, est de se concentrer sur vos objectifs, explique Kemp. Votre agenda peut vous aider à cet égard. Une fois que vous avez bloqué du temps pour des activités importantes, mais souvent non programmées, inscrivez-vous uniquement pour les choses qui sont importantes, la famille, les amis et la santé. Une fois que vous savez exactement ce que vous avez le temps de faire, il est plus facile de refuser les choses qui ne correspondent pas à vos priorités.

Liste de choses à faire, basée sur le temps

"Créez une liste de choses à faire qui inclut le temps que vous consacrerez à chaque élément de la liste, dit Moland. Les listes sont toujours utiles, mais lorsque vous ajoutez le temps que chaque tâche devrait prendre, cela permet de hiérarchiser la façon dont vous vous y prenez. Lorsque vous hiérarchisez les tâches, vous vous concentrez naturellement sur celles que vous pouvez faire immédiatement.

Laissez votre ordinateur vous aider

La technologie a contribué à vous mettre dans le pétrin en premier lieu, alors utilisez-la pour vous en sortir. Essayez l'un des nombreux logiciels de planification personnelle qui vous permettent de tenir un calendrier, des listes de choses à faire, des carnets de téléphone et d'adresses sur votre ordinateur.

"Il ne suffit plus d'être efficace", a déclaré Jasper. "L'objectif ici est d'utiliser la technologie pour se débarrasser de tout le papier dans votre vie. Je ne peux pas assez souligner à quel point c'est important."

Une grande partie de l'organisation, selon ces experts, vient de la rationalisation de votre vie. Plus votre vie est encombrée -- des numéros de téléphone sur des bouts de papier, des cartes de visite dans des carnets, un bureau empilé de calendriers et de listes -- plus vous risquez de perdre du temps à essayer de rester organisé et de maîtriser les choses,

Multitâche

Existe-t-il un mot à la mode plus galvaudé aujourd'hui ? Nous combinons tous en permanence plusieurs activités en une seule. Certaines activités multitâches sont dangereuses. Parlez au téléphone en conduisant et vos chances d'être impliqué dans un accident de la route augmentent considérablement. Cela dit, de nombreuses activités peuvent être combinées efficacement et en toute sécurité. Écoutez des livres sur cassette pendant vos déplacements. Lorsque vous regardez la télévision, payez vos factures.

"Les femmes sont mieux à même de faire plusieurs tâches à la fois que les hommes", a déclaré Moland. "Même si les deux partenaires travaillent à temps plein, la femme est généralement capable de continuer à penser à l'emploi du temps des enfants, à la maison, aux repas. Les hommes sont plus aptes à se concentrer sur une seule tâche à la fois -- et les femmes peuvent parfois en tirer des leçons."

Ne soyez pas perfectionniste

Il n'y a rien de mal à être ordinaire. Le perfectionnisme, autrement dit le fait de prêter une attention excessive à chaque détail, important ou non, est une sorte de procrastination.

"Fixez-vous des objectifs rationnels", dit Jasper. "C'est une bonne chose de s'efforcer de donner le meilleur de soi-même. C'est contre-productif d'essayer d'être le meilleur. "

Se fixer des attentes inatteignables envers soi-même ne fait qu'ajouter du stress à sa vie, explique Kemp.

Récompensez-vous

Enfin, ne laissez aucun progrès, même minime, sans récompense.

"Utilisez votre agenda pour prendre des décisions sur la façon dont vous voulez mieux organiser votre temps", a déclaré Jasper. "Au fur et à mesure que vous progressez dans la définition de vos priorités et dans l'art de dire 'non', laissez-vous aller à en profiter. Il n'est pas nécessaire que ce soit une grosse récompense, cela peut être aussi simple que de passer du temps seul ou de se faire masser. Il est important de reconnaître et d'apprécier votre réussite."